Gli Archivi di Stato esercitano la funzione di sorveglianza sugli archivi statali attraverso le Commissioni di sorveglianza e scarto, previste per ogni ufficio dell’Amministrazione statale presente in sede periferica.

Ogni ufficio statale ha infatti l’obbligo di istituire una Commissione di sorveglianza sul proprio archivio. Essa è un organo collegiale misto formato da quattro componenti: due funzionari dell’ufficio di appartenenza, uno dell’Archivio di Stato e uno del Ministero dell’Interno (Prefettura). La composizione della commissione riflette i diversi interessi e punti di vista nei confronti dei documenti. In particolare il rappresentante dell’Archivio di Stato  esprime le esigenze della loro conservazione come fonti per la ricerca storica.

Nelle periodiche riunioni, la Commissione ispeziona l’archivio di deposito, discute le questioni inerenti la buona conservazione e l’ordinamento delle carte, propone gli scarti (poi approvati dal Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo) e i versamenti all’Archivio di Stato per gli affari esauriti da oltre 40 anni.

Riferimenti normativi:

Decreto del Presidente della Repubblica 18 aprile 1994, n. 344. Regolamento recante disciplina del procedimento di costituzione e rinnovo delle commissioni di sorveglianza sugli archivi.

Decreto del Presidente della repubblica 8 gennaio 2001, n. 37. Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato.

Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42. Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’art. 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137, art. 41.