Regole generali di condotta

(Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici. Allegato A/2 al D.Lgs. 30/06/1993, n.196)

Gli archivi sono organizzati secondo criteri tali da assicurare il principio della libera fruibilità delle fonti.

L’archivista promuove il più largo accesso agli archivi e favorisce l’attività di ricerca e informazione nonché il reperimento delle fonti.

Gli archivisti si impegnano a non fare alcun uso delle informazioni non disponibili agli utenti e non rese pubbliche per proprie ricerche e a mantenere riservate le notizie e le informazioni concernenti i dati personali, apprese nell’esercizio delle proprie attività.

Nell’accedere alle fonti e nell’esercitare l’attività di studio, ricerca e manifestazione del pensiero, gli utenti, quando trattino i dati di carattere personale, secondo quanto previsto dalla legge e dai regolamenti, adottano modalità più opportune per favorire il rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone interessate.

Gli utenti utilizzano i documenti sotto la propria responsabilità e conformandosi agli scopi perseguiti e delineati nel progetto di ricerca, nel rispetto dei principi di pertinenza e indispensabilità.

La consultabilità dei documenti

I documenti conservati nell’Archivio di Stato sono liberamente consultabili.

Fanno eccezione:

• quelli di carattere riservato relativi alla politica interna ed estera dello Stato, che diventano consultabili dopo 50 anni dalla loro data;
• quelli contenenti dati sensibili delle persone private (idonei a rivelare l’origine razziale e etnica, le convinzioni religiose, filosofiche, politiche nonché l’adesione ad associazioni e a partiti e sindacati) che diventano consultabili dopo 40 anni dalla loro data, salvo che la persona ne abbia fatto dichiarata o implicita ammissione;
• i documenti riguardanti lo stato di salute, la vita sessuale e i rapporti riservati di tipo familiare, che diventano consultabili dopo 70 anni.

Per visionare per scopi storici i documenti di carattere riservato prima dei tempi previsti, l’interessato deve compilare una richiesta di autorizzazione al Ministro dell’Interno, che la rilascia previo parere del Direttore dell’Archivio di Stato competente e udita la commissione per le questioni inerenti la consultabilità.

Nella domanda devono essere indicati i motivi della richiesta e devono essere elencate le unità archivistiche, per le quali si chiede eccezione di riservatezza. L’autorizzazione alla consultazione è concessa a titolo personale e per motivi di studio.

Lo studioso ha responsabilità civili e penali per la diffusione di notizie contenute nei documenti che possano danneggiare moralmente le persone o gli enti coinvolti.

L’esclusione temporanea dalla consultazione

La direzione può escludere temporaneamente dalla consultazione e/o dalla fotoriproduzione i documenti ove il loro stato di conservazione lo consigli.