L’archivio di Stato di Terni svolge funzioni di conservazione e di valorizzazione del patrimonio documentale che custodisce, secondo quanto stabilito dal decreto legislativo 42/2004 (codice dei beni culturali e del paesaggio).

Il primo compito istituzionale è quello di custodire la documentazione degli organi periferici dello stato italiano esauriti da oltre trent’anni, quella dei precedenti ordinamenti statali dal medioevo all’unità, di archivi notarili antecedenti agli ultimi cent’anni, gli archivi degli enti soppressi, oltre a quelli di persone, famiglie, società acquisite a vario titolo: dono, deposito, acquisto.

Il deposito è l’istituto a cui spesso ricorrono comuni, province e altri enti per conservare il proprio archivio storico.

Altra funzione è quella della sorveglianza sulla produzione, organizzazione, conservazione e ordinamento degli atti degli organi periferici dello Stato operanti nella Provincia. Tale compito è espletato attraverso una commissione che periodicamente vaglia anche le proposte di selezione della documentazione non più utile all’attività e che quindi , è destinata o alla conservazione presso l’Archivio, se ritenuta di interesse storico, oppure alla distruzione.

Una volta entrati in istituto, i fondi archivistici sono oggetto del lavoro tecnico di inventariazione e di riordinamento secondo i principi del metodo storico in base al quale le carte devono rispettare la struttura organizzativa data loro dal soggetto che le ha prodotte.

Gli strumenti che si elaborano con questa attività scientifica hanno non solo lo scopo di dar conto del patrimonio documentale, ma anche di favorire l’accesso alle informazioni attraverso indici, regesti, banche dati.